3 principais motivos para terceirizar a sua folha de pagamento | Bluke
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3 principais motivos para terceirizar a sua folha de pagamento

3 principais motivos para terceirizar a sua folha de pagamento

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Uma das atribuições do setor de Recursos Humanos de qualquer organização é o processamento da folha de pagamento. Essa é uma incumbência complexa que demanda esforço, visto que é necessário o conhecimento sobre a legislação trabalhista, bem como aspectos burocráticos relacionados à segurança do trabalho.

Nesse sentido, é comum que profissionais da área percam muito tempo na realização dessas atividades. Tempo esse, que poderia ser destinado para ofícios também relevantes para o desempenho da organização, desenvolvimento de cultura organizacional entre outras atividades de marca empregadora.

Sendo assim, a terceirizar a folha de pagamento torna-se uma estratégia que contribui para otimização das atividades de Recursos Humanos, além de proporcionar uma diversidade de benefícios como ganho de agilidade e maior precisão na realização dos processos de departamento pessoal.

Como funciona a terceirização da folha de pagamento

Através da terceirização da folha de pagamento, essa rotina complexa e que exige muito esforço será de responsabilidade da empresa contratada, que conta com uma equipe de profissionais especializados e aptos para a execução dessa tarefa.

Com a terceirização, é possível evitar erros nos cálculos trabalhistas e potencializar os recursos da organização, visto que os seu time de RH terá mais tempo para se dedicar a outros aspectos estratégicos. Tudo isso, indiretamente, contribui para a redução de custos.

Mas você deve estar se perguntando: todos os processos podem ser terceirizados na folha de pagamento? Aspectos relacionados às rotinas mensais, como o processamento da folha de pagamento, admissões e rescisões de contrato, adiantamentos salariais, homologações e relações de documentos, por exemplo, podem facilmente ser terceirizados.

Pode-se destacar ainda funções como cálculo de férias, tanto individuais como coletivas, gestão e atualização do eSocial bem como emissão de documentos, como holerites, encargos trabalhistas, guias de recolhimento (DARF, GPS, GRFC) pensão alimentícia, arquivos eletrônicos legais e operacionais, CAGED e SEFIP também são realizadas pela empresa terceirizada.

Quanto às atividades obrigatórias anuais: elaboração e processamento da folha de pagamento para 13º, informes de rendimentos, RAIS, DIRF e entrega de documentos são realizadas também por meio da terceirização.

Já deu para perceber que a terceirização da folha de pagamento proporciona benefícios operacionais e financeiros, além de possibilitar um processo mais profissional, com menos chances de erro e mais qualidade, certo?

Vamos aprofundar um pouco mais sobre os benefícios:

Razões para terceirizar a folha de pagamento

1. Economia de tempo e redução de custos

Calcular horários de funcionários, licença por doenças, deduções, impostos, distribuição de salários e holerites. Além disso, é possível terceirizar a gestão dos pagamentos. Tudo isso exige muito tempo a cada período de pagamento, para evitar a ocorrência de erros. No fim, é possível contar também com relatórios de folha de pagamento, perfeitos para times de RH (Conheça os 8 indicadores que todo time de RH deve possuir).

Com a terceirização, o tempo que seria destinado a todas essas atividades poderá ser aplicado o gerenciamento de outros aspectos importantes da empresa. Por fim, a empresa ganha com economia de custos, otimização de tempo e, consequentemente, melhoria da gestão administrativa da empresa.

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Como essas tarefas principais estarão sobre o comando da empresa terceirizada, portanto, os colaboradores não precisarão dispor de tempo para realiza-las e se dedicarem às estratégicas da empresa.

2. Segurança de dados e conformidade com a lei

Outro benefício muito importante para a sua empresa terceirizar a folha de pagamento é a segurança de dados. A realização da folha de pagamentos internamente permite muitos riscos, como manipulação de dados para ganhos pessoais, vazamento de informações confidenciais (como detalhes sobre a remuneração dos colaboradores e etc.) entre outros detalhes.

Com BPO de Folha de pagamento, esses riscos são muito reduzidos, visto que será realizado por profissionais especializados, que seguem protocolos de ética e conduta bem estabelecidos. Tudo isso deve ser feito com o apoio de ferramentas seguras e prontas para a custódia de dados, com tecnologia de criptografia, bem como backups que evitam perdas de informações.

Aliado a esse tipo de risco, o outsourging de folha de pagamento garante que a empresa estará dentro da lei, evitando penalidades desnecessárias, na medida em que, constantemente ocorrem alterações nos regulamentos sindicais, legislações tributárias e legislações trabalhistas. Aqui, é fundamental ter conhecimento sobre essas mudanças para evitar problemas legais.

As empresas especializadas nesse serviço entendem a importância da legislação trabalhistas, e mantêm-se atualizada sobre toda e qualquer mudança. Logo, há a garantia que a organização, que contrata um fornecedor para processar sua folha de pagamento, estará de acordo com os regulamentos, regras e conformidades da lei.

3. Tecnologia moderna e otimização de processos

Por fim, podemos destacar como mais um motivo para a sua empresa terceirizar a folha de pagamento a possibilidade de otimizar processos com o uso de tecnologias de ponta que contribuirão para a eliminação de lançamentos manuais na folha, extinção da necessidade de impressão, arquivamento de recibos, coleta de assinatura, bem como de elaboração de documentos periódicos em editores de textos.

O que levar em consideração ao escolher a terceirização da folha de pagamento

Você já entendeu a importância da terceirização da folha de pagamento para a redução de custos, otimização de processos e melhoria dos negócios da sua empresa e decidiu adotar essa importante estratégia. O que deve ser levado em consideração?

A primeira coisa é pesquisar e optar por um prestador de serviços com expertise na área e que demonstre condições técnicas para trabalhar para a sua empresa. Portanto, deve-se avaliar os conhecimentos da empresa com relação às legislações, bem como as tecnologias utilizadas e a capacitação dos profissionais.

Outro aspecto importante é que a empresa deve realizar um acompanhamento de todos os recibos de pagamentos trabalhistas, fiscais, da previdência e demais encargos que estarão sob responsabilidade da empresa terceirizada, que devem ser apresentados sem erros e dentro dos prazos definidos.

A execução do trabalho também deve demonstrar qualidade técnica, e com um nível de SLA (Service Level Agreement), deve-se contato o responsável pela empresa contratada para resolver qualquer possível pendência nesse sentido.

A empresa terceirizada deve também comprovar a sua atividade-fim por meio de contrato social que deve ser apresentado pelo responsável técnico, a fim de comprovar a experiência na área de atuação e dar mais segurança à organização contratante quanto à qualidade dos serviços que serão realizados.

Dessa forma, é possível garantir que o processo de outsourcing da folha de pagamento seja realizado de maneira segura e proporcionando todos os benefícios e vantagens citadas nesse artigo.

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