Embora muitos empresários não deem a devida importância, ter a contabilidade em dia é um dos pilares de um negócio de sucesso. Quando existem erros nesse aspecto a empresa pode ser colocada em apuros financeiros e legais, o que pode comprometer o seu crescimento.
Entretanto, alguns erros contábeis podem ser evitados com atitudes relativamente simples, como a mudanças de hábitos e na rotina da gestão, enquanto outros precisam de uma atenção maior e da ajuda de profissionais experientes.
Alguns desses erros são muito frequentes, por isso relacionamos nesse artigo os principais para que você consiga a prever e evitá-los na sua empresa.
Consequências dos erros na contabilidade
A gestão incorreta das finanças e da contabilidade de uma empresa abre brechas, não só para a aplicação de multas, mas também para ações judiciais e fiscais, que podem até mesmo levar a empresa à falência.
Infelizmente é muito comum ainda encontrar empresas que não têm controle contábil eficiente. Com isso erram e nem sabem o que estão fazendo de errado, sendo surpreendidas após um tempo com ações judiciais e sanções.
É comum até que as empresas se preocupem com relatórios de vendas, com logística e fluxo de caixa, mas quando falamos de contabilidade, a maioria não está preparada. A seguir, veja os principais erros na gestão contábil de uma empresa.
1. Não ter um planejamento tributário
O planejamento tributário é uma ferramenta que ajuda a perceber condições e prazos ideais para garantir os pagamentos de tributos na legalidade.
As empresas que não possuem um planejamento tributário, geralmente, acabam pagando mais do que é necessário, e podem até mesmo deixar de cumprir exigências tributárias.
Com o auxílio de um contador experiente é possível identificar oportunidades para reduzir os custos da empresa com tributos e também reduzir os processos burocráticos.
2. Não emitir notas fiscais
A não emissão de notas fiscais é um problema muito sério. Quem age dessa forma não retêm os impostos devidos e também não documenta a venda dos produtos ou a prestação dos serviços.
Com isso o fisco não obtém as informações verdadeiras para tributar as operações. Isso se chama sonegação fiscal, e é crime.
E podem existir outros problemas como a emissão de notas fiscais com dados incorretos, com cálculo de alíquota errado, cadastro desatualizado de clientes, entre outros.
Quanto as empresas prestadoras de serviços, como cada prefeitura possui suas próprias regras e procedimentos, a emissão das notas fiscais pode não ser tão simples. O ideal é contar com a ajuda de um contador para garantir o rigor das informações. Além disso, possuir um sistema automatizado e devidamente parametrizado para o faturamento pode facilitar todo o processo.
3. Manter arquivos contábeis desorganizados
Todos os documentos contábeis devem ser mantidos em custódia de forma organizada. Isso é importante para evitar a duplicidade ou a omissão de lançamentos, mas também para comprovar o pagamento dos tributos caso haja alguma dúvida no futuro.
Até mesmo o armazenamento das notas fiscais emitidas deve ser feito de maneira adequada, para garantir a fidelidade da gestão financeira da empresa, por exemplo.
Os arquivos digitais facilitaram o armazenamento desses documentos, acabando com a necessidade de manter arquivos físicos na empresa, mas mesmo assim é preciso cuidado. Mantenha sempre backups dos arquivos digitais e, preferencialmente, tenha versões armazenadas em nuvem para garantir a segurança das informações pelos prazos necessários.
4. Desatualização sobre as novidades contábeis
O Brasil possui um sistema tributário bastante complexo, sem dúvidas, e frequentemente novas leis são publicadas e editadas alterando as regras a serem seguidas.
Não estar atualizado à essas alterações pode causar danos à empresa como o envio de informações contábeis incongruentes. Por isso, é fundamental ter o apoio de um contador experiente que se mantenha informado e atualizado e que saiba que o seu papel também é o de encontrar formas de ajudar o seu negócio a crescer.
A contabilidade é muito mais do que apenas a apuração de impostos. Ao contratar um serviço contábil, é preciso se certificar de que o fornecedor vai contribuir com o sucesso da empresa, estando sempre atento às oportunidades de redução de custos e adequações legais.
O custo de manter um contador exclusivo em uma empresa pode ser bastante expressivo, por isso o ideal é contar com uma empresa com experiência de mercado que auxilie nos processos contábeis.