O departamento de contabilidade, dentre tantas outras atribuições pertinentes a área, precisa se preocupar seriamente com o combate a fraudes financeiras e contábeis. Nenhum negócio pode crescer de maneira saudável se as finanças estão comprometidas.
Empresas cujas finanças são impactadas diretamente por atitudes desonestas são afetadas por problemas externos, também: a credibilidade da marca é afetada. Não são poucos os exemplos de empresas que, por cometerem atitudes escusas ao longo dos anos, passaram a ser mal vistas pela sociedade.
A solução para o problema não deve ser feita através de pequenas emendas, mas de forma completa e detalhada. Afinal, é nos detalhes que mora o perigo.
Quais são as principais fraudes contábeis cometidas no ambiente corporativo?
Certas atitudes são tomadas por má-fé em benefício próprio do autor, como desvios de verba, através da omissão de certos detalhes contábeis. Além disso, a falsificação de documentos importantes e adulteração na auditoria das contas também são práticas bastante comuns entre indivíduos mal intencionados.
Contudo, nem toda fraude contábil refere-se a roubos. Cometer erros e omiti-los também configura fraude contábil e deve ser tratado de acordo.
Algumas empresas omitem parte de sua receita para realizar sonegação perante a Receita Federal.
Ainda que, verdade seja dita, a carga tributária brasileira seja bastante agressiva contra o empresariado, não é, nunca, uma boa ideia arriscar sua liberdade e seu negócio para economizar em impostos. Uma operação detalhada, se realizada pelo Fisco, pode levar à sua empresa, ocasionando vários problemas.
É preciso ter atenção redobrada com possíveis conluios entre lojistas e setores de compras de materiais. Podemos exemplificar como uma prática indevida, bastante comum, o superfaturamento de Notas Fiscais na compra. Além deste exemplo, há inúmeros cenários onde a fraude contábil pode ocorrer.
Assim, é fundamental que os profissionais de contabilidade prezem, acima de tudo, pela transparência e honestidade. Confira 5 dicas de prevenção contra fraudes contábeis.
Como combater as fraudes contábeis?
Entenda de que maneira você pode começar a reduzir os danos causados pela má gestão contábil de sua empresa e economize dinheiro com isso:
1. Fiscalize
Trabalho contábil é, sem dúvida alguma, um trabalho de constante vigilância. É preciso verificar cada etapa de maneira clara e objetiva para se ter noção do real estado das finanças da empresa e, com isso, otimizar o gerenciamento dos custos e das receitas.
O reforço de práticas empresariais positivas e corretas, de acordo com as políticas internas de cada organização, faz-se obrigatório para lembrar não apenas o setor contábil, mas a todos os outros de que as normas existem para a saúde da empresa e, consequentemente, da vida profissional de todos os colaboradores.
2. Sistemas integrados ajudam e muito
Setores de contabilidade precisam fazer uso de softwares específicos e completos para garantir o total controle das finanças da empresa.
Boa parte do trabalho é automatizado por esses programas, o que não só reduz as chances de fraude e falhas contábeis, como também torna toda a organização mais produtiva e eficiente.
Quanto menos influência humana nos dados contábeis, melhores as forças de combate às fraudes. Afinal, sistemas integrados (ERPs) e sistemas dedicados de contabilidade contam com fluxos e validações preestabelecidas que não podem ser facilmente modificados, impossibilitando, por exemplo, o envio de cadastros incompletos ou inconsistentes para a Receita Federal.
3. Oursourcing contábil pode ser uma ótima ideia
Muitas empresas não têm estrutura necessária para montar um escritório contábil moderno e eficiente. Por isso, algumas delas ainda realizam grande parte de seus procedimentos de forma manual, o que não só aumenta drasticamente as chances de fraude, como também reduz a produtividade e aumenta os custos.
É possível, inclusive, traçar o perfil do usuário responsável por cometer fraudes financeiras na empresa através da emissão periódica de relatórios contábeis e da comparação dos dados.
4. Ações de compliance fazem a diferença
Compliance vem da expressão inglesa comply, que significa “agir de acordo”, em tradução livre. É um departamento cada vez mais comum nas empresas nos dias de hoje e encarrega-se de criar iniciativas e regras específicas para combater fraudes.
Para tanto, o profissional de compliance precisa compreender de que forma todos os procedimentos da empresa são executados. Após o diagnóstico, apresenta à alta diretoria da empresa sugestões de ações para aperfeiçoar os fluxos de trabalho e combater fraudes.
É bastante desejável que, dentro do departamento contábil, haja um profissional gabaritado em compliance para prevenir fraudes e sugerir mudanças nos procedimentos, se necessário, para evitar dores de cabeça futuras.
Este profissional pode tanto ser alguém de dentro da contabilidade como de fora, seja por contratação direta, seja por terceirização.
5. Reciclagem e educação é fundamental
Algumas empresas que sofreram bastante no passado com fraudes financeiras podem entender que todo erro contábil é, necessariamente uma fraude. Contudo, isso nem sempre é verdade.
Em vários casos, é pura falta de informação ou qualificação do profissional com relação a certos procedimentos, muitas vezes novos.
A troca de um sistema integrado contábil por outro, por exemplo, costuma ocasionar algumas dores de cabeça no começo, uma vez que mudanças na interface e na funcionalidade costumam ser profundas. Equívocos, nesses casos, são perfeitamente normais.
Reciclagens periódicas e treinamentos detalhados durante novas implementações sistêmicas e de legislação são fundamentais para a manutenção de bons hábitos empresariais, além de minimizar drasticamente as chances de equívocos.
Além disso, treinamentos e reciclagens são excelentes momentos para reforçar os valores e missão da empresa, o que ajuda a reduzir as probabilidades de fraudes.
Conclusão
É possível afirmar que o trabalho contábil é, de certa forma, um trabalho de combate a fraudes, se executado de maneira correta.
A utilização de softwares robustos é, sem dúvidas, uma das etapas mais importantes para prevenir fraudes, uma vez que a influência humana é bastante reduzida.
Se sua empresa não possui infraestrutura necessária para realizar os trabalhos contábeis de maneira correta, não precisa se preocupar: soluções de outsourcing de contabilidade podem ser tudo o que você precisa para começar a crescer.
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