Mesmo em uma gestão eficiente e com processos bem estruturados, erros podem acontecer. E quando falamos sobre questões ligadas a gestão de folha pagamento, os impactos podem ser muito maiores. Com uma legislação bastante complexa, desatenção ou desconhecimento pode causar erros na folha de pagamento.
Independentemente do segmento ou o tamanho da empresa, estes erros com a folha de pagamento dos colaboradores podem afetar seriamente a imagem da companhia. Isso sem falar nos problemas legais que isso pode causa. Por isso separamos 6 erros na folha de pagamento que podem prejudicar o seu negócio.
1. Pagamentos indevidos
Todo pagamento que tem o valor líquido com algum acréscimo é considerado pagamento indevido. Quando isso ocorre, geralmente, não é possível recuperar o valor excedente totalmente. Um exemplo disso são os créditos de benefícios que são disponibilizados mesmo sem a necessidade do uso. Isso inclui férias, acidente de trabalho ou período de licença por doença.
Quando há o afastamento deste colaborador, a companhia não é obrigada a disponibilizar os benefícios, com exceção se isso contar na Convenção ou em algum Acordo Coletivo. O mesmo pode ocorrer quando há um erro no processo de rescisão de contrato. Neste caso, é possível que as indenizações sejam superiores às verbas inicialmente previstas.
2. Falha na previsão de custos
Alguns custos não fixos podem estar presente em alguns meses. Porém, alguns profissionais podem se esquecer de incluir estes valores nos cálculos. Isso acaba impactando na capacidade da empresa ter uma reserva necessária. Por isso, é essencial realizar um planejamento com antecedência e fazer definições de prazos e de objetivos de cada gasto.
3. Não acompanhar as mudanças na legislação trabalhista
Qualquer mudança nas leis trabalhistas impacta diretamente na vida das empresas. As últimas alteração com a pandemia, por exemplo, foram responsáveis por confundir inúmeros profissionais, que precisavam entender tudo às pressas.
Um profissional de RH deve estar sempre atualizado sobre as mudanças nas leis. E com a flexibilização de algumas regras, é extremamente importante estar informado e não cometer erros na folha de pagamento.
4. Não otimizar a gestão das informações da empresa
Um outro ponto que afeta diretamente nas folhas de pagamento é quanto à gestão dos dados dos colaboradores. Evite centralizar informações em uma máquina ou investir apenas em registros manuais.
Atualmente, cresceu o número de softwares que otimizam o acesso às informações necessárias para a relação entre empresa e colaborador. Softwares na nuvem e uma base de dados integrada proporcionam mais facilidade em acessar dados importantes. Tudo isso reflete em um aumento de produtividade da empresa, que tem mais agilidade e eficácia nos processos. Além disso, diminui as possibilidade de erros manuais.
5. Falta de atenção aos extras da folha de pagamento
Além dos pagamentos indevidos, os custos extras são outro ponto que geram erros na folha de pagamento. Itens como horas extras, descanso semanal, adicionais de periculosidade ou insalubridade e horas noturnas devem estar inclusas.
Caso aconteça esse erro na folha de pagamento, surgirão problemas passivos de processos trabalhistas e pode prejudicar seriamente a credibilidade da empresa. Vale a pena observar este ponto com muita atenção.
6. Usar enquadramentos e categorias erradas
Algumas coisas são definidas de uma determinada maneira e não há como mudar. Existe uma convenção coletiva para toda categoria profissional, na qual cada item é submetido à jurisdição de um sindicato de trabalhadores específicos. Caso haja um erro no preenchimento das informações, haverá uma sucessão de erros. Despesas serão calculadas erradas e assim por diante, virando uma bola de neve.
E isso nunca foi tão importante como agora. Com as recentes mudanças na legislação trabalhista, é fundamental definir corretamente o enquadramento do colaborador. O mesmo pode ser assalariado, ser freelancer, pessoa jurídica ou ainda ter uma outra ligação com a empresa. Tudo isso interfere na maneira como cada item da folha de pagamento é calculada.
Para resolver isso, invista na organização das informações. Classifique corretamente os colaboradores com base na categoria de trabalho que ocupa e o enquadramento. Verifique também como é a convenção coletiva de cada grupo para não ser surpreendido por alguma regra e errar no preenchimento da folha de pagamento.
Existem ainda outras dicas que podem reduzir as chances de erros na folha de pagamento. Porém, com estas, você já está livre dos principais problemas que afetam as empresas.
Melhorando a gestão de Folha da sua empresa
Comece observando como funciona a gestão das informações na sua empresa. Isso já ajuda a compreender os pontos que merecem ser vistos com mais atenção e reduz os erros nas folhas de pagamento.
Em seguida, analise a rotina da sua área de RH e contabilidade. Dessa forma, podemos compreender como é cada processo e a maneira como é colocado na prática. Isso contribui para que não coloquemos soluções que não vão ser úteis para a empresa. Ou pior, podem atrapalhar ainda mais os profissionais e causar mais erros.
Ainda que no começo toda mudança incomode, caso seja a solução errada pode render muitos prejuízos. As perdas podem ser diretamente nos processos operacionais e afetar toda parte estratégica da empresa. Em outras palavras, cuidado com a solução, pois ela deve estar de acordo com as necessidades da empresa.
Por isso, é importante investir em soluções de empresas especializadas neste tipo de produto. Há inúmeras razões para que esta seja a melhor escolha. Para começar, um BPO de folha de pagamento pode contribuir proporcionando mais fôlego para o seu time de RH, garantindo que todos os processos de de departamento pessoal da sua empresa estejam em dias com as exigências legais.