Ter o controle da sua folha de pagamentos é essencial para não ter problemas fiscais por causa de erros ou falta de conhecimento. Por isso, aqui trouxemos algumas dicas para ajudar você com esse processo complexo.
Entendendo o básico sobre a folha de pagamentos
Fazer uma folha de pagamentos pode ser uma tarefa trabalhosa e que requer muita atenção. Principalmente, quando sua startup começa a crescer e tem mais informações que precisam ser registradas.
Então, antes de falar sobre as dicas, você precisa conhecer o básico sobre o tema.
O que é a folha de pagamentos?
A folha de pagamento, ou holerite, é um registro que toda empresa é obrigada a ter, segundo a legislação. O documento consiste em um registro das remunerações de todos os colaboradores da empresa.
O profissional responsável do RH precisa organizar em uma lista todas as informações importantes referentes aos serviços prestado de todos os funcionários e/ou colaboradores.
Quais informações deve ter?
Para evitar problemas fiscais, é necessário que a folha de pagamento tenha alguns dados importantes. Algumas delas são:
- nome e cargos de todos os funcionários
- salário bruto e salário líquido
- adicionais e descontos
- frequência dos funcionários
- vale alimentação e vale transporte
- forma e datas de pagamento
Agora que ficou claro o que é e os principais elementos que uma folha de pagamentos deve ter, vamos às dicas.
1. Padronizar cargos e salários
À medida que uma startup cresce, fica mais difícil ter controle de todos os salários se cada um for individualizado. Por esse motivo, é importante estabelecer um padrão de salário para cada cargo.
Também é possível fazer isso sem perder a flexibilidade. Basta definir uma base e uma variável que possa ser alterada de acordo com o tempo trabalhado. Porém, para que isso funcione corretamente, a próxima dica é essencial.
2. Registro de horários
Como já falamos, manter o controle de entrada e saída de cada trabalhador sempre é recomendado para saber quanto precisa ser pago a cada funcionário.
No entanto, se a sua startup possui mais de 10 trabalhadores, é obrigatório que exista um controle manual, mecânico ou eletrônico, segundo a legislação.
O ideal é o controle por biometria, já que é a opção mais segura.
3. Acompanhar as mudanças
Além do mais, erros relacionados a mudanças na empresa também são bastante comuns. Isso é mais frequente em startups que estão crescendo ou que já possuem muitos funcionários.
Por causa disso, é fundamental ficar atento às contratações, desligamentos, reajustes de salários e promoções.
Também é preciso prestar atenção nos valores que podem variar nos pagamentos, como os adicionais e os descontos.
4. Cálculo de adicionais
Existem diversas despesas adicionais que devem constar na folha de pagamentos e que não podem ser esquecidas. Os principais são:
- periculosidade e insalubridade
- adicional noturno
- horas extra
- DSR (Descanso Semanal Remunerado)
- salário família
5. Cálculo de descontos
Assim como os adicionais, os descontos também precisam ser calculados e descritos. Isso inclui:
- INSS
- IRRF
- faltas não justificadas
- contribuição sindical
- benefícios (VT, VR, VA etc.)
- desconto por reclamações de clientes
6. Cuidado com fórmulas e erros de digitação
Também é importante ter cuidado com os erros de digitação. Basta uma fórmula estar errada para alterar todos os valores da lista. Ainda mais por ser um trabalho complexo, não é raro que isso aconteça.
Por isso, é recomendado sempre fazer uma ou mais revisões, evitando possíveis enganos.
7. Manter cópias
Outra dica importante é sempre fazer várias cópias e backup dos documentos e todas as informações importantes, incluindo a folha de pagamentos.
Imagine que você tem todos os dados certinhos, sem nenhum erro e tudo organizado em apenas um computador. O que aconteceria se esse computador estragasse e todos os dados fossem perdidos?
O trabalho para recuperar todos os arquivos e calcular tudo de novo seria enorme. Sendo assim, sempre é recomendado possuir várias cópias e/ou backups, mantendo seguros os arquivos importantes.
8. Descentralizar o cargo
Seguindo a mesma lógica que no item anterior, é importante que haja mais de um profissional encarregado pela folha de pagamento.
Assim, se um deles precisar sair da empresa, não será necessário se preocupar com dificuldades para continuar o registro.
Além disso, dessa forma, os funcionários não ficam sobrecarregados com a responsabilidade de ter que fazer todo o documento e são evitando erros.
9. Mudanças de legislação e/ou de impostos
Outra questão que precisa ser levada em conta é que as leis tendem a sofrer alterações ao longo do tempo. Logo, é muito importante acompanhar essas mudanças.
Caso contrário, você pode realizar os processos da sua startup de jeito ilegal, mesmo sem perceber.
Dessa forma, para evitar problemas, é melhor conferir regularmente se teve alguma modificação.
10. Planejamento
Talvez essa seja a dica mais importante de todas. O planejamento é uma parte essencial de qualquer projeto. Com ele, é possível alcançar objetivos de maneira mais eficiente, gastando menos tempo e recursos.Um erro bastante comum causado pela falta de organização é a não inclusão de certas despensas no planejamento de custo. Por exemplo, o 13º, o FGTS ou as férias remuneradas.
Por essa razão, é necessário um planejamento bem estruturado que determine ações que a sua startup irá realizar para alcançar os objetivos propostos. Isso serve para todos os processos da empresa, e não apenas a folha de pagamentos.
Também é preciso que o planejamento seja registrado e divulgado para as pessoas que precisarão dele. Desse modo, fica claro para todo mundo o que precisa ser feito.
11. Terceirização (outsourcing)
Finalmente, a última dica é terceirizar o serviço. Existem diversos motivos para terceirizar a sua folha de pagamento.
Você não precisará se preocupar com erros de digitação e de valores, ou com a mudança da legislação. Terceirizando, você que terá profissionais altamente capacitados fazendo esse trabalho para a sua empresa.
Assim, você economiza tempo e pode voltar a sua atenção a outros assuntos mais importantes, como o crescimento da sua startup.
Agora você já conhece as 11 dicas para não ter problemas fiscais na sua folha de pagamentos.
Que tal saber mais sobre como fazer a gestão da folha de pagamento?