Da tradução livre, Onboarding, pode ser definido como “embarcando”. Para o time de Recursos Humanos, este é conjunto de processos pelos quais os colaboradores recém contratados passam em seus primeiros dias na empresa.

O que é Onboarding

Fundamental para qualquer empresa que busque fortalecer sua cultura corporativa, possuir uma linha de processos de onboarding bem desenhados garante que o encantamento gerado no momento de atração do candidato continue equivalente (e se possível crescendo) com o profissional dentro da organização, especialmente em seus primeiros dias. 

O processo de onboarding é o conjunto de etapas que conduzem um novo colaborador durante a integração junto à nova equipe e empresa. Nesta jornada, o time de RH apresenta, aos recém contratados, conhecimentos sobre a cultura da empresa, procedimentos internos e funcionamento de produtos e serviços. 

Estes processos englobam etapas que caminham entre orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O cenário mais adequado para a iniciar as atividades de onboarding é logo após a contratação do profissional, momento em que a pessoa está empolgada com o novo emprego. Claro que, após os primeiros passos, é fundamental acompanhar a adaptação dos profissionais até que eles estejam confortáveis em suas funções.

Quando bem aplicadas, as estratégias de onboarding permitem que os profissionais recém contratados ganhem mais longevidade em seu engajamento com o time e empresa, tendo mais flexibilidade na adaptação e construindo pilares de admiração com a instituição.

Em um estudo de 2010, realizado pela SHRM Foundation (Society for Human Resource Management) – clique aqui para ler o estudo – a Drª. Talya Baumer testosterone enanthate results reviews | mindo real afirma que, em média, profissionais recém contratados possuem cerca de 90 dias para se provar em um novo emprego, sendo esse período fundamental para a adesão das atitudes, habilidades, conhecimentos e comportamentos necessários para sua área de atuação dentro da companhia.

Para embasar esse período e dar mais tração aos novos integrantes da empresa, uma abordagem de onboarding eficaz conta com quatro pilares de sucesso, o que no estudo, a Drª Talya Baumer chama de “The four C’s” –  Os quatro C’s. São eles:

• Compliance/Conformidade: contextualização sobre as regras e aspectos legais relacionados às políticas básicas da organização.
• Clarification/Esclarecimentos: implica na garantia de que os colaboradores compreendem suas novas funções e responsabilidades dentro da organização, assim como as expectativas ali atribuídas.
• Culture/Cultura: trazer para os profissionais um senso claro das normas formais e informais da empresa.
• Connections/Conexão: São as relações interpessoais fundamentais para a rede de informação que os novos profissionais devem possuir.

Onboarding e o desenvolvimento da cultura organizacional

Está claro que os processos de onboarding são importantes, pois permitem que os novos profissionais contratados aprendam sobre a empresa, sua estrutura, valores, missão e visão. Todavia, há diferentes abordagens na realização de um processo de onboarding.

Algumas empresas possuem processos mais enxutos, de apenas um ou dois dias de atividade. Para algumas empresas, esse processo pode conter uma série de atividades com duração de um ou mais meses. 

Antes do colaborador iniciar suas atividades

É muito importante que o time de RH tenha em mente que o processo de onboarding começa muito antes do primeiro dia dos novos funcionários. Diríamos que uma integração, mais orgânica e bem-sucedida, começa com a atração de talentos de forma transparente e irreverente, um processo de recrutamento claro e uma admissão encantadora. Muito além do mero ciclo de entrevistas e aceite contratual.

Por isso, algumas empresas desenvolvem estratégias que conectam o profissional à empresa de forma afetuosa e sincera. Seu time pode criar ações como:

• Envie alguma surpresa para o colaborador antes que haja início das atividades. Um welcome kit pode ser uma boa, assim como flores acompanhadas de uma carta de boas-vindas.
• Disponibilize informações relacionadas à cultura da empresa, como materiais institucionais. Esses documentos podem contribuir para a imersão dos profissionais à cultura da sua empresa;
• Convide o colaborador para conhecer o escritório.

Obvio que, além desses presentinhos, as descrições de vaga bem detalhadas, contando um pouco sobre a cultura da empresa, desafios da oportunidade e benefícios de se trabalhar na empresa também fazem parte de um bom processo de onboarding.

Tudo isso permite uma atração de candidatos com maior aderência à cultura da empresa.

O primeiro dia do recém contratado

É hora de trazer o profissional para a uma breve introdução sobre o funcionamento da empresa, apresentando informações básicas como:

• Geografia do escritório: um tour pelas áreas, apresentando os times e a disposição arquitetônica para o colaborador.
• Profissionais chaves: faça uma breve introdução aos profissionais chave da empresa (líderes de área, gestores e diretores), principalmente aos que possuírem relação direta com o desenvolvimento das atividades do novo colaborador.
• Reveja as responsabilidades do colaborador: essa atividade pode ser realizada em conjunto com o líder do novo profissional. É importante, pois contribui com o alinhamento de expectativas quanto as atividades que serão realizadas. 

Lembre-se: no primeiro dia, muitas informações serão compartilhadas com os profissionais que passarem pelo onboarding. Logo, é recomendável não saturar os colaboradores com dados, permitindo que assimilem tudo no decorrer do processo. 

A Primeira semana na empresa

Esta etapa será quando o profissional terá mais informações sobre o negócio, reforçando fatores de destaque abordados anteriormente. 

O profissional de RH responsável, em conjunto com o líder da área ou com algum profissional mentor, deve acompanhar a adaptação do novo colaborador, garantindo que dúvidas e desconfortos sejam sanados.

Primeiro mês

Ao longo do primeiro mês do colaborador, o líder da área ou o responsável pela integração deve manter o reforço dos princípios da empresa, garantindo a apresentação e inclusão dos recém chegados aos demais colaboradores da empresa. Convites de almoço, happy hour e outras ações são formas humanas e até divertidas de enturmar novos profissionais.

Além disso, problemas, dúvidas e demais questões devem ser encaminhadas e tratadas.

Primeiro ano

Num cenário ideal, os processos de onboarding precisam ocorrer durante todo o primeiro ano do colaborador dentro da empresa, com acompanhamentos que garantam toda informação e recurso necessário para o profissional desempenhe sua função.

Responsabilidades nos processos de onboarding

É claro que cada empresa possui suas peculiaridades, portanto, os processos de onboarding têm variações de tamanho e duração. Todavia, é possível estabelecer um guia genérico de responsabilidades para áreas e pessoas conectadas aos novos colaboradores. Confira:

• Time de Recursos Humanos: são responsáveis pelos cuidados burocráticos (contratos de trabalho, apresentação e esclarecimento sobre benefícios, etc.), apresentação da história da organização, sua atual estrutura, além do tour pelo ambiente de trabalho;
• Mentor: pode ser uma pessoa que já trabalha na empresa e que será responsável pela introdução do novo colaborador aos demais colegas de empresa, regras e políticas informais e apresentação de resposta de perguntas do dia a dia;
• Área de treinamentos: apresenta todos os detalhes sobre a cultura organizacional de empresa, promovendo discussões sobre metas e objetivos do negócio. Também são responsáveis pelo treinamento sobre produtos, suas funcionalidades e aplicabilidades;
• Colegas de empresa: demonstram como a empresa funciona, como as atividades são realizadas e como encontrar e resolver problemas;
• Supervisor/Líder: Apresenta e acompanha os deveres e responsabilidades dos novos colaboradores, comportamentos do cotidiano, metas e expectativas. Além disso, também deve realizar as apresentações aos demais companheiros de equipe e áreas da empresa.
• Time de executivos: apresentam missão, visão e valores da empresa, além de estratégias de crescimento e objetivos da instituição. Também podem apresentar a descrição de cargos e responsabilidades de altos cargos.

Processos de onboarding para cenários distintos

Independentemente do nível hierárquico de um novo colaborador, ele precisará passar por um processo de onboarding, desde antes da sua admissão, até haja sua correta adaptação ao novo ambiente de trabalho. 

Por esta razão, a construção de um guia com os processos corretos para diferentes cenários de recrutamento e contratação são necessários. Afinal, a contratação de um profissional pode ocorrer com diferentes ocasiões (à distância é um exemplo comum atualmente).

Há inúmeros cenários que justificam formatos diferentes de integração Profissionais que trabalham remotamente, por exemplo, exigem uma abordagem diferente para o seu processo de onboarding. 

Os recursos necessários para realização das atividades, modelo de monitoramento de tempo e barreiras de comunicação devem ser considerados no desenho dos cuidados com a chegada de cada novo profissional que atuará remotamente, por exemplo. O mesmo princípio se aplica a estagiários, consultores, ou profissionais que possuírem contrato temporário.

Processos de onboarding online

A tecnologia, com o passar dos dias, no permite cada vez mais organizar e promover rotinas de trabalho que ocorrem à distância. Assim, muitos dos processos de integração podem ocorrer digitalmente. As ocasiões a seguir pode ocorrer digitalmente sem grandes esforços:

• Apresentação e entrega de benefícios;
• Procedimentos de segurança em Tecnologia da Informação;
• Apresentação da cultura corporativa;
• Apresentação de políticas e procedimentos internos;

Uma sugestão extra é tirar proveito de ferramentas digitais para tornar o processo mais dinâmico. Utilize redes sociais, crie uma plataforma digital de intranet e busque gamificar os treinamentos.

Passo a passo de onboarding

1. Busque criar expectativas para o início das atividades do colaborador: como vimos antes, mande e-mails ou algum tipo de brinde para o profissional antes do seu primeiro dia. Materiais institucionais demonstrando um pouco da cultura organizacional ou cartas das equipes que os profissionais farão parte são boas opções. 
2. Prepare o líder dos novos colaboradores: a principal figura para o recém contratado definitivamente será seu líder. É importante que os líderes sejam conscientizados de que devem treinar, acolher e orientar os futuros integrantes de seu time. 
3. Deixe o primeiro dia prontinho: é importante que tudo esteja pronto para o primeiro dia. Um welcome kit bem feito vai além da caneca, caneta e caderno com o logotipo da empresa estampado. Garanta que questões tecnológicas (itens de TI como computadores, softwares e, etc.), de estrutura de trabalho entre outras estejam prontos e em bom estado para utilização.
4. Destaque o fator humano na recepção dos novos profissionais: um ambiente novo, com pessoas novas, pode gerar algumas incertezas no profissional que está vivendo o seu primeiro dia. Tente organizar um coffee break para receber os novos integrantes da empresa. Almoço em conjunto é sempre uma boa pedida.
5. Busque nomear um mentor: mentores, buddies ou “padrinhos e madrinhas” são pessoas que já estão contextualizadas com a cultura da empresa e que podem ser os responsáveis pelo tour do novo colaborador na empresa.
6. Defina uma agenda e a compartilhe: agendas contribuem para que o novo profissional se programe com a absorção das informações que receberá no primeiro dia, ajudando para que não haja uma sobrecarga de dados. 
7. Tenha avaliações e feedbacks: retornos sobre o processo de onboarding serão sempre bem-vindos, e podem contribuir para um fluxo de atividades mais orgânicas, fluidas e que ajudem a melhorar a entrada de novos profissionais. Pesquisas também serão uma boa fonte de informações.

Métricas 

Ter métricas permite que o time de RH organize e “azeite” sua operação de onboarding. Confira algumas métricas que valem como bons pontos de partida para a análise dos resultados das ações aplicadas:

Taxas de retenção / turnover: avalie as taxas de retenção de novos profissionais, e compare com o tempo médio de profissionais que entraram e saíram antes do desenvolvimento das ações de onboarding. Claro que esta é uma métrica que possui inúmeras variáveis em sua construção, mas a metodologia de onboarding pode sim influenciar diretamente nesses números. 

Produtividade e performance: acompanhe a capacidade de produção dos profissionais conforme evoluírem nas fases de onboarding. Veja grupos de profissionais parecidos (cargos e funções), mas em diferentes fases do onboarding.

Feedback informal: especialmente em empresas de menor por porte, profissionais de RH podem desenvolver entrevistas, às vezes em grupo, perguntando sobre a experiência dos profissionais nos primeiros dias da empresa e catalogando a experiência.