Dentro das atividades atribuídas aos profissionais de RH, a gestão da folha da pagamento talvez seja uma das atividades que mais demandam atenção e acuracidade.
Afinal, uma vez que a elaboração mensal da folha de pagamento exige a realização de cálculos e outros procedimentos ligados às regras da legislação trabalhista, precisão é fundamental para evitar que multas e processos trabalhistas devido ao descumprimento de legislação.
Por isso, muitos times de Recursos Humanos têm contato com um BPO (Business Process Outsourcing) para cuidar de suas atividades de folha de pagamento. Medidas como essa vêm aliviando as despesas de pequenas, médias e grandes empresas de forma a diminuir as possibilidades de erros na gestão da folha, além de entregar mais fôlego para profissionais de RH dedicarem esforços no desenvolvimento, atração e retenção de talentos.
Saiba mais sobre o que é BPO de Folha de Pagamento, seus benefícios e como a adesão desses serviços pode contribuir para facilitar o dia a dia da sua empresa e equipe de Recursos Humanos.
O que é BPO (e como ele se aplica aos serviços de Folha de Pagamento)?
Primeiramente, vamos à definição de sigla BPO: do inglês, “Business Process Outsourcing” BPO é, basicamente, um termo para “Terceirização de Processos de negócios” ou, a contratação de atividades que não fazem parte do portfólio de atividades fim da empresa.
O BPO tem, cada vez mais, sido uma opção para empresas que buscam aumentar sua produtividade, reduzindo custos e, consequentemente, aumentando suas margens de lucro.
Falando de BPO para folha de pagamento, esse conjunto de atividades pode ser utilizado para:
- Gestão e controle de ponto eletrônico;
- Gestão e compra de benefícios;
- Administração de folha de pagamento;
- Cálculo de salários, benefícios, férias, bonificações, etc.;
- Retenção e pagamento de impostos;
- Desenvolvimento de relatórios;
- Automação para controle de eventos trabalhistas.
Empresas que optam por um BPO para suas atividades de folha de pagamento podem trabalhar com a terceirização parcial ou integral das atividades. Por exemplo, é possível terceirizar o processamento da folha e manter a gestão de benefícios dentro de casa.
Vantagens do BPO de Folha de Pagamento
Sabemos que o BPO de folha de pagamento possui em seu guarda-chuva uma série de atividades relacionadas e passíveis de terceirização. Quando falamos de folha de pagamento, deixar que profissionais especialistas tomem conta da operação é, talvez, o principal benefício ao se considerar a contratação de um fornecedor.
Optando por terceirizar a sua folha de pagamento, o RH (ou gestão) da sua empresa abre mão dos cuidados diretos de aspectos técnicos, normas e procedimentos do departamento pessoal. Assim, é mais fácil destinar os esforços para o desenvolvimento de cultura organizacional, gestão de performance, competências e desenvolvimento humano num geral.
Além disso, podemos listar como principais razões de terceirização:
Diminuição de despesas administrativas:
Aqui há duas principais diminuições de custo. A primeira, implica em ter um fluxo de trabalho mais ágil, sem precisar internalizar a operação com uma equipe inteira apenas para cuidar de folha de pagamento e benefícios. Fato que costuma ser mais oneroso se comparado com a terceirização.
O segundo, está ligado a considerável diminuição de erros trabalhistas. Como o processamento da folha é feito por especialistas, em um fluxo de trabalho geralmente bem azeitado, os índices de erros que podem causar penalidades e multas governamentais também caem consideravelmente.
Atividades realizadas por especialistas e com apoio tecnológico
As equipes de BPO para folha de pagamento são constituídas por profissionais que trabalham, essencialmente, com questões ligadas à legislação trabalhista. Isso garante que demandas relacionadas à CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e aos sindicatos pertinentes a cada modelo de negócios sejam devidamente atendidos.
Além disso, por questões de performance, empresas especializadas em BPO de folha de pagamento comumente possuem um modelo de trabalho melhor preparado, apoiado por um fluxo de trabalho bem desenhado e um conjunto de ferramentas tecnológicas parametrizadas para evitar erros e entregar processamentos com mais agilidade.
Diminuição de erros
É comum que algumas empresas internalizem e centralizem a operação de folha de pagamento em colaboradores de RH, que assumirão várias funções. Este cenário pode ocasionar na sobrecarga de atividades, que por sua vez leva a uma possível falta de atenção na realização dos processos. Daí, erros no processamento de folha e agendamento de benefícios podem ocorrer com maior frequência.
Logo, o BPO de folha pode impactar diretamente neste aspecto. Os especialistas em processamento de folha possuem equipes multidisciplinares gerenciando no detalhe cada etapa da processamento da folha.
Temos, portanto, uma diminuição do tempo despendido para o processamento da folha e uma acuracidade que passa por etapas como cadastros do eSocial, cálculo de impostos, pagamento de guias tributárias e depósito em conta.
O que avaliar ao contratar um BPO de folha de pagamento
No mercado atual, inúmeros fornecedores de BPO de folha de pagamento oferecem seus serviços. Entre inúmeros fatores pertinentes à sua empresa (internos e externos), existem cuidados a se tomar para realizar uma boa contratação. Confira alguns tópicos que podem contribuir na sua busca:
Verifique as soluções tecnológicas da empresa
A tecnologia, atualmente, proporciona inúmeras facilidades para o processamento das folhas de pagamento. Mas, ter um ambiente integrável, e que proporcione uma experiência ágil e autônoma para o seu time de RH é também importantíssimo.
Essa avaliação é interessante por poder proporcionar mais agilidade ao seu time de RH desde as etapas de recrutamento e seleção até o momento em que o profissional agendará suas férias, por exemplo.
Empresas que entregam, além do processamento da folha de pagamento, ferramentas que permitam facilitar a sua vida e a do seu colaborador devem ganhar pontos na hora da escolha.
Informe-se sobre a equipe
Antes de bater o martelo, busque conhecer a estrutura do seu futuro fornecedor. Conhecer o modelo de trabalho da empresa de BPO permite identificar se há fit cultural entre seu futuro fornecedor e as perspectivas de sucesso do seu RH.
Certifique-se sobre os serviços oferecidos
Tenha claro quais serviços serão oferecidos pela empresa de BPO. Confira se todas as demandas de folha de pagamento e benefícios estão inclusas e quais são os diferenciais que agregarão ao seu negócio e organização.
Gerenciando o RH enquanto a folha de pagamento fica com o BPO
Gerenciar qualquer processo em uma empresa é sempre um grande desafio. Para o time de RH, cuidar de todos os cenários da gestão de pessoas, desenvolvimento de cultura, implementação de estratégias de employer branding, exige conhecimentos diferentes dos necessários para cuidar da folha de pagamento.
Ao realizar o trabalho em conjunto com o fornecedor de BPO, as rotinas se tornam mais assertivas. Ainda mais, quando o fornecedor possui um posicionamento de apoio gerencial. Isto é, o fornecedor reconhece suas dores, e apoia o seu negócio com insights e dados estratégicos para tomada de decisão.
Logo, gerenciar a folha de pagamento, quando se tem um fornecedor de BPO se torna um trabalho muito mais estratégico, voltado para dados, insights e reports. Isto ocorre, pois, a terceirização é o canal certo para quem busca mais fôlego para operação de RH.