Qualquer empresa atuante no Brasil precisa cumprir uma série de obrigações tributárias junto aos órgãos reguladores. Essas obrigações podem ser divididas em dois tipos: as principais e as acessórias.
É importante ressaltar que as obrigações acessórias variam de acordo com o sistema tributário. Atualmente, o Código Tributário Brasileiro define três tipos de sistemas tributários: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Diferentemente, as obrigações principais são as mesmas para todas as empresas. E elas se resumem ao pagamento dos tributos, sejam eles impostos, contribuições ou taxas. Além disso, algumas empresas ou produtos podem ser isentos do pagamento das obrigações principais.
Importância das Obrigações Tributárias
A carga tributária do Brasil é uma das mais pesadas e complexas do mundo. Para fiscalizar e acompanhar toda essa burocracia, é que as obrigações acessórias existem.
Através delas que os órgãos governamentais — Fisco — conseguem informações que comprovem o pagamento dos tributos. Sendo que, mesmo que a empresa não precise recolher os valores referentes às obrigações principais, ela sempre será obrigada a cumprir com as obrigações acessórias.
Obrigações Tributárias
As obrigações necessárias podem se referir a tributos municipais, estaduais e federais. Além disso, elas podem ser mensais ou anuais. Cada tipo de sistema tributário possui suas especificidades, entretanto, as diferenças entre elas não são grandes.
O sistema tributário do Lucro Real é o que possui o maior número de obrigações necessárias (Clique aqui e veja tudo o que você precisa saber sobre o regime tributário de Lucro Real). Sendo que sua diferença para o Lucro Presumido, o segundo mais complexo enquadramento tributário, está em apenas uma obrigação necessária a menos.
Já as empresas cadastradas como Simples Nacional têm, como veremos mais a frente, apenas duas obrigações exclusivas para serem apresentadas ao fisco.
Obrigações do Regime Lucro Real
Além das obrigações anuais e mensais, as empresas que optaram por esse sistema tributário também precisam estar atentas ao preenchimento correto dos livros contábeis.
As obrigações necessárias que devem ser enviadas mensalmente são:
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): declaração eletrônica que informa ao Fisco as contratações e demissões da empresa. Vale ressaltar que o CAGED deixou de ser obrigatório em janeiro de 2020, conforme afirma o art. 1º da Portaria SEPRT 1.127/2019, publicado em setembro de 2019, e a Portaria SEPRT 1.195/2019
- DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais): documento que mostra ao Fisco as informações referentes a impostos federais como IRRF, IRPJ, CSLL e demais tributos.
- DCTF WEB: documento online que gera a Guia de Contribuição Previdenciária. Futuramente, ela será usada para o recolhimento de outros tributos.
- DES (Declaração Eletrônica de Serviços): declaração municipal que tem como objetivo informar a quantidade de serviços prestados dentro do mês.
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) ICMS/IPI: é uma obrigação estadual que faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Sua função é substituir as escriturações em papel. Seja dos registros de entrada, saída, estoques, IPI, ICMS e outros.
- EFD (Escrituração Fiscal Digital) Contribuições: obrigação federal que faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). É enviada pelas empresas em referência a contribuição para o COFINS e do PIS/PASEP.
- EFD (Escrituração Fiscal Digital): obrigação para as pessoas jurídicas cujos serviços estão sujeitos a retenções federais. E para as prestadoras de serviços, cuja mão de obra tem retenção do INSS.
- e-Social: declaração que compõem o SPED. Deve ser apresentada mensalmente por todas as empresas que tenham alguma relação trabalhista. Seu objetivo é substituir outras obrigações (CAGED e SEFIP).
- GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): declaração estadual que acompanha as operações que sofrem substituição tributária ligada ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
- SEFIP/GFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social): Essa obrigação necessária deve ser cumprida por qualquer empresa, tendo ela funcionários ou não. Esse documento contém as informações trabalhistas e da Previdência ligadas ao FGTS.
- SINTEGRA (Sistema Integrado de Informação sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços): obrigação de nível estadual e que se refere ao recolhimento do ICMS pelas empresas que ainda utilizam o Processamento Eletrônico de Dados. Vale ressaltar que alguns estados dispensam a entrega do SINTEGRA.
Obrigações Necessárias anuais do Lucro Real
Além das obrigações listadas acima, as empresas que optaram pelo regime tributário de Lucro Real, ainda devem cumprir com algumas obrigações anuais. São elas:
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): transmite à União informações sobre a movimentação financeira da empresa durante o ano.
- ECD (Escrituração Contábil Digital): faz parte do SPED e tem como objetivo de substituir a versão em papel dos: Livros Diários, Livro Razão, Livro Balancete Diário etc.
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): também faz parte do SPED, seu objetivo é informar todas as transações que possam fazer diferença no cálculo do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): essa obrigação necessária deve ser enviada para que os órgãos fiscalizadores possam acompanhar a situação trabalhista da empresa.
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Livros do Lucro Real
Os livros comerciais e fiscais também funcionam como obrigações para as empresas que optaram pelo sistema de Lucro Real. Os livros que devem ser mantidos atualizados são:
- Livro Caixa;
- Livro de Registro de Inventário;
- Livro de Registro de Entradas;
- Livro de Registro de Duplicatas;
- Livro Diário;
- Livro Razão;
- Livro para apuração do Lucro Real.
Obrigações Necessárias Lucro Presumido
As empresas que estão incluídas no sistema tributário de Lucro Presumido têm um teto de faturamento. Isso quer dizer que o seu lucro anual não pode passar de um determinado valor (Temos um material com tudo o que você precisa saber sobre o Lucro Presumido. Clique aqui e confira!).
Por isso, as suas obrigações necessárias são quase idênticas a das empresas que optaram pelo Lucro Real. A única diferença está no fato de que, de todas as obrigações listadas acima, o Lucro Presumido não exige o Livro de Apuração do Lucro Real.
Obrigações Necessárias do Simples Nacional
O Simples Nacional é um dos sistemas tributários brasileiros, sendo esse o mais simples deles. Entretanto, isso não indica que suas obrigações fiscais sejam mais fáceis. Mesmo esse sistema simplificado tem obrigações, como o e-social, DIRF, RAIS, entre outras.
A diferença está em duas obrigações necessárias que são exclusivas das empresas que pertencem ao Simples:
- PGDAS (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples): declaração que informa os valores totais das receitas de uma empresa durante determinado período.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): esse documento deve ser entregue todos os anos. Sua função é informar a União que os tributos devidos pela empresa naquele ano foram devidamente pagos.