Você com certeza já ouviu falar de onboarding de funcionários. Mas o “offboarding” você conhece? Ele pode fazer muita diferença na gestão de Recursos Humanos da sua empresa.
Oferecer um ambiente de trabalho respeitoso e agradável é essencial para a satisfação dos seus colaboradores. Isso influencia não só no rendimento da sua equipe, como também na reputação da sua empresa. Por isso, é importante investir numa gestão de pessoas mais humana e harmoniosa.
O processo de gestão de pessoas vai desde o recrutamento de novos funcionários e a sua admissão na empresa até o momento em que ele decide deixar a empresa. É exatamente sobre esse desligamento do funcionário que se trata o offboarding.
Confira tudo que você precisa saber sobre o assunto nesse texto.
O que é offboarding?
O termo onboarding, que é muito mais conhecido, diz respeito ao processo de integração de um funcionário na empresa, assim que ele é contratado. É através desse processo que o novo colaborador adquire os conhecimentos, habilidades e comportamentos compatíveis com a sua nova função na empresa.
O offboarding, portanto, é o completo oposto disso. É o processo de desligamento do funcionário da empresa. A proposta é fazer esse desligamento de forma segura e clara, seguindo algumas diretrizes que trazem benefícios tanto para a empresa quanto para o ex-funcionário.
O objetivo do processo de offboarding é garantir que o desligamento do funcionário ocorra de forma respeitosa e empática, sem deixar nenhuma sensação de injustiça. Assim é possível evitar dúvidas, fofocas, mal entendidos e problemas futuros com esse funcionário e com o restante da equipe.
O processo de offboarding normalmente envolve:
- Comunicar da demissão ao profissional, caso essa decisão parta da empresa;
- Esclarecer possíveis dúvidas a respeito dos direitos do trabalhador;
- Reunir todos os documentos necessários para realizar o processo;
- Informar a respeito do desligamento desse profissional ao restante da equipe;
- A devolução de materiais e equipamentos que possam estar em posse do funcionário;
- Coletar informações, dados e processos ligados à função desempenhada, para que o trabalho possa ser realizado por outro colaborador no futuro sem que ocorram dúvidas que só o antigo funcionário poderia sanar;
- Se possível, realizar uma pesquisa de desligamento para documentar oportunidades de melhoria e correção dentro da empresa.
As vantagens de aplicar um processo de offboarding com dignidade e eficácia
O processo de offboarding faz parte da cultura organizacional da sua empresa. A cultura está intrinsecamente ligada à identidade da sua empresa. Preocupar-se com essas questões como o onboarding e o offboarding de funcionários evita que sua empresa tenha uma imagem negativa, tanto no ambiente externo quanto interno.
Confira algumas vantagens que implementar um processo de offboarding humano e eficaz traz:
Evitar atritos entre ex-funcionários e a equipe
Independentemente de o funcionário pedir demissão ou ser demitido, esse processo de desligamento de um funcionário é um momento bastante delicado, e pode gerar atritos. Por vezes, através de fofocas e mal entendidos, esses desentendimentos podem até mesmo influenciar a equipe de trabalho.
Ter um processo de offboarding bem definido pode evitar muitos desses atritos. Afinal, o offboarding busca sanar todas as dúvidas e esclarecer todas as questões envolvidas no processo de desligamento.
A ideia é tornar esse momento mais proveitoso, realizando um feedback de ambos os lados. Assim, tanto o funcionário quanto a empresa saem dessa relação sabendo os pontos onde podem melhorar. Esse processo é chamado de “entrevista de desligamento”.
Além disso, é indicado que o próprio setor de RH informe ao restante da equipe sobre o desligamento daquele funcionário, e as razões envolvidas no processo. Isso deve ser feito com aqueles funcionários que trabalhavam mais próximos ao colaborador desligado, principalmente se o colaborador desligado era alguém muito querido pela equipe.
Não é preciso entrar em detalhes, caso o motivo seja sério. Apenas busque deixar a informação o mais clara possível, pois isso evita que ocorram rumores ruins e mal entendidos, resultando em um conflito maior ainda entre os funcionários que continuam na empresa.
Coletar informações
Após o desligamento de um funcionário, é comum que a pessoa que irá substituí-lo naquela função tenha dúvidas sobre o trabalho. Principalmente em funções de maior responsabilidade, pode acontecer que os colegas e líderes não saibam exatamente como sanar essas dúvidas.
O ideal é que não seja necessário contatar o funcionário após o seu desligamento para perguntar onde está algum arquivo ou objeto, ou qual a senha para acessar determinado cadastro. Por isso, no processo de offboarding é requisitado que o ex-colaborador liste todas as suas funções e informações importantes para a realização do trabalho.
Cumprir as questões burocráticas
O processo de desligamento envolve muitas etapas burocráticas, como assinatura de documentos e acerto financeiro, homologação e validação de sindicatos, entre outros aspectos. Se você tem um processo de offboarding bem definido, todas essas questões são acertadas de uma única vez, evitando que seja necessário entrar em contato novamente com o ex-funcionário para resolver alguma pendência.
Aqui, ter uma equipe de especialistas cuidando da folha de pagamento da sua empresa é uma excelente estratégia para garantir que todas as etapas trabalhistas do desligamento sejam realizadas dentro do prozo legal e com eficácia.
Como definir o seu processo de offboarding
O processo de offboarding é diferente em cada empresa, pois está muito ligado aos valores e propósitos da sua marca. De acordo com o seu propósito e as coisas que você defende, determine quais são os passos de offboarding que mais fazem sentido na sua organização.
Após definir os processos, especifique cada etapa com detalhes. É importante incluir também o que você deseja atingir com cada etapa, para que cada processo tenha um objetivo claro, e você possa avaliar posteriormente se esse objetivo está sendo atingido.
Para facilitar esse trabalho, vamos listar algumas etapas mais comuns de um processo de offboarding. Lembre-se: você não precisa seguir esse modelo à risca. Retire e acrescente etapas, caso entenda que a sua empresa tem outras necessidades.
- Comunicação: esse é o momento em que a empresa ou o funcionário irão comunicar sobre a intenção de desligamento. A partir desse instante é dado início ao processo de offboarding;
- Documentação: o setor de RH e o funcionário devem providenciar e assinar todos os documentos relacionados ao desligamento da empresa, bem como acertar as pendências financeiras. É nessa parte que são resolvidas todas as questões burocráticas relacionadas à demissão;
- Coleta de informações: o ex-funcionário deve listar todas as suas tarefas, pendências e todas as informações necessárias para o cumprimento da sua função. Essas informações devem ser passadas ao gestor, ao restante da equipe ou ao funcionário que irá substituí-lo, se houver. Pode ser elaborado um “checklist” para ajudar nessa etapa;
- Entrevista de desligamento: o ex-funcionário, seu líder ou gestor, e um representante do setor de RH podem fazer essa entrevista juntos. A empresa deve dar um feedback claro ao funcionário, e o colaborador também deve dar seu feedback a empresa. Nessa entrevista, precisam ficar claros todos os motivos que levaram ao desligamento, tenha ele partido da empresa ou do funcionário;
- Recolhimento de materiais: o ex-colaborador deve recolher seus itens pessoais que estão na empresa, e devolver quaisquer materiais da empresa que estejam em sua posse, como crachás, uniformes, laptops e equipamentos de uso pessoal etc. Pode ser elaborado um “checklist” para ajudar nessa etapa;
- Reconhecimento e despedidas: o ex-funcionário pode se despedir da equipe e da empresa como um todo. O gestor deve se encarregar de informar à equipe de forma clara sobre o desligamento desse funcionário, e, se possível, expor esses motivos a fim de não gerar fofocas e mal entendidos. É importante que o gestor seja cordial e agradeça ao funcionário pelo tempo de trabalho, reconhecendo sua contribuição para a empresa;
- Fechamento: removem-se esse funcionário das ações, projetos e acessos da empresa. Busca um novo profissional para cumprir a função, se isso ainda não foi feito.