• Alameda Jaú, 1754 - 08º e 09º | Jardim Paulista, São Paulo – SP - Telefone: + 55 (11) 3995-8160

O que é necessário para adotar uma gestão de folha de pagamento?

O que é necessário para adotar uma gestão de folha de pagamento?

O que é necessário para adotar uma gestão de folha de pagamento?

O que é necessário para adotar uma gestão de folha de pagamento? 1300 867 Bluke

A folha de pagamento, que consiste na relação das remunerações pagas a todos os colaboradores de uma instituição, é um dos processos mais importantes dentre os que fazem parte da rotina de uma empresa, tanto para o colaborador, quanto pra a organização em si.

Na folha de pagamento devem constar informações que são muito relevantes, tais como: o salário bruto e líquido do colaborador, e todos os descontos efetuados sobre o seu salário bruto.

Devido à importância desse documento, sua elaboração é regulamentada pelo Artigo 464 do Decreto-Lei número 5452, de 01/05/1943 da CLT, e pelo Artigo 225 do Decreto 3.048, de 1999.

Assim, devido à importância e seriedade da folha de pagamento, é fundamental que as empresas disponham de conhecimento suficiente para sua elaboração e gestão, seguindo sempre os critérios e especificidades de cada empresa e tendo em vista sempre o que é disposto pelas leis trabalhistas.

Quais informações fundamentais devem constar na folha de pagamento?

Apesar de poder seguir as regras determinadas por cada empresa, é fundamental que algumas informações estejam presentes na folha de pagamento, por mais simples que elas sejam. São elas:

  1. O nome do colaborador;
  2. O cargo ou a função que ele exerce na empresa;
  3. O total bruto da remuneração do colaborador, que pode incluir, além do salário, outras vantagens e benefícios remuneratórios;
  4. Todas as deduções que incidem sobre o salário bruto, tais como descontos, contribuições previdenciárias e impostos;
  5. O controle de frequência;
  6. A quantidade e o valor das horas extras trabalhadas;
  7. O valor que o colaborador efetivamente irá receber (salário líquido);
  8. A forma de pagamento e a data em que ele estará disponível.

Qual a importância da gestão da folha de pagamento?

Além de controlar, de forma eficaz e bem organizada, as finanças da empresa e os valores devidos aos colaboradores, a boa gestão da folha de pagamento previne problemas legais para a empresa, uma vez que evita erros nos cálculos de descontos ou no recebimento de algum benefício.

Reiteramos que as leis que regem a elaboração da folha de pagamento são previstas na CLT, o que faz com que falhas nesse processo possam ocasionar penalizações e multas para a empresa.

Além disso, é importante ressaltar que conhecer e organizar adequadamente a folha de pagamento permite um melhor controle e visão sobre o financeiro da empresa, bem como possibilita transparência na relação entre o colaborador e a empresa, uma vez que o funcionário passa a ter total conhecimento sobre os valores que envolvem a sua remuneração.

Como gerir bem a folha de pagamento da minha empresa?

A seguir, listaremos algumas dicas que podem auxiliar no processo de gestão eficaz da folha de pagamento:

Dica 1: Organize bem os dados dos colaboradores

Mantenha arquivos e documentos relativos aos funcionários bem organizados, preferencialmente em formato físico e online. Categorize pastas e arquivos de forma a encontrar fácil e rapidamente algum documento do qual precise.

Dê mais fôlego para o seu time de RHPowered by Rock Convert

Dica 2: Padronize uma conta específica para efetuar pagamentos

Essa ação é fundamental, sobretudo, para que se tenha controle e facilidade de comprovação de informações financeiras. Além disso, ela permite um maior controle dos dados financeiros da empresa.

Dica 3: Controle despesas

O bom controle e provisionamento das despesas permite maior planejamento para pagamento, o que evita surpresas desagradáveis. Com isso, é possível estabelecer budgets (ou orçamentos) para a manutenção de equipes e áreas.

Dica 4: Faça um bom controle das horas trabalhadas (Ponto eletrônico)

O controle de frequência, faltas e justificativas é crucial para evitar divergências na folha de pagamento. É importante lembrar que, de acordo com a legislação trabalhista vigente, toda empresa com 10 ou mais funcionários deve fazer registro de ponto, que pode ser manual ou eletrônico.

Dica 5: Estabeleça uma rotina de entrega de holerites

A entrega mensal dos holerites consiste em uma obrigação legal de todas as empresas, o que faz com que o não cumprimento dessa obrigação gere multa para a organização. Além disso, esse é um documento bastante importante para o funcionário, já que é o comprovante de remuneração e vínculo empregatício que permite obtenção de crédito, financiamentos, dentre outros benefícios.

Por fim, traremos a seguir dica mais eficaz e importante:

Terceirize!

Como vimos nas dicas acima, apesar de extremamente importante para o bom funcionamento da empresa, a gestão da folha de pagamento é bastante burocrática e complexa, principalmente depois que o Governo Federal implementou o Sistema Público de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (plataforma eSocial, que compõe o SPED).

Assim, desvincular essa atividade do setor de Recursos Humanos ajuda significativamente a melhorar o desenvolvimento da organização, uma vez que os colaboradores do RH ficam livres para se dedicar a outras atividades da organização, como Employer Branding, desenvolvimento de cultura organizacional, de rotinas de avaliação de desempenho, entre outras atividades.

Além disso, outras vantagens da terceirização da gestão de folha de pagamento dizem respeito à economia de tempo, principalmente nas organizações com grande número de funcionários, maior segurança no controle das informações, já que as empresas que prestam esse serviço adotam programas computacionais apropriados e criptografados para a realização dessa atividade, redução/eliminação dos erros na elaboração da folha, dentre muitas outras vantagens.

Como escolher uma empresa de confiança para gerir a folha de pagamento da minha empresa?

É fundamental que se escolha uma empresa com bastante expertise na elaboração das folhas de pagamento, principalmente no que diz respeito às exigências do eSocial e da legislação vigente. Assim, ao analisar determinada empresa para a realização dessa atividade, observe e questione:

  1. Seu tempo de atuação e reputação no mercado;
  2. O software utilizado pela empresa, questionando se ele apresenta os critérios necessários para a proteção das informações dos funcionários e da organização e capacidade de funcionamento responsivo (em dispositivos móveis ou desktops);
  3. Qualificação dos profissionais envolvidos;
  4. Atualização da empresa em relação às mudanças na legislação.

Podemos perceber, assim, que a boa gestão da folha de pagamento é de fundamental importância para o bom funcionamento das organizações, mas que essa atividade pode ocupar significativamente o setor de RH da empresa. Assim, terceirizar essa tarefa pode trazer muitas vantagens à empresa, principalmente quando se escolhe uma empresa realmente qualificada para a realização da atividade.

Automação-em-ambientes-corporativos-e-seus-desafios-para-RH - BannerPowered by Rock Convert

A Bluke somente utiliza cookies essenciais a navegabilidade do site, para melhorar a sua experiência com nossos canais e serviços, inexistindo quaisquer coletas de dados adicionais. Ao utilizar nossos serviços e canais, você concorda com a coleta exposta. Para saber mais informações confira nossa Política de Privacidade.