Todas as empresas estão buscando, constantemente, melhorias em seus processos, para que eles sejam mais rápidos e menos onerosos para o negócio. Para ajudar nessa missão, a tecnologia vem sendo uma grande aliada para a otimização dos processos e sistemas, contribuindo para a redução de erros e crescimento da empresa.
No setor de Recursos Humanos, já existem diversas soluções inteligentes que estão tornando as atividades mais assertivas e inteligentes, contribuindo diretamente para que os objetivos do negócio sejam atingidos e para que as demandas sejam alcançadas de maneira rápida e eficiente.
A digitalização dos sistemas no Recursos Humanos é a automatização da execução das atividades desse setor através de softwares e programas que permite que esse setor trabalhe de maneira mais eficaz e estratégica em suas tarefas rotineiras, ganhando tempo e recursos, possibilitando o emprego de esforços em outras atividades.
O que é a digitalização do RH?
Como dissemos, esse processo de digitalização é feito com o emprego de tecnologias e sistemas com o objetivo de automatizar as tarefas comumente realizadas pelos Recursos Humanos. Isso confere diversos benefícios para o setor, como:
- Aumento da produtividade;
- Ganho de velocidade na execução das tarefas;
- Redução dos erros e falhas humanas.
Esses avanços tecnológicos permitem que tarefas que antes eram apenas manuais, sejam realizadas com mais eficiência e velocidade, além de garantir que processos mais detalhados sejam realizados automaticamente e sem erros, como é o caso da folha de pagamento.
Quais mudanças esse processo de digitalização proporcionam ao RH?
Reduzindo o tempo gasto com as tarefas burocráticas e administrativas, o setor pode focar em planejamento estratégico e em um melhor gerenciamento de pessoas, canalizando seus esforços em melhorias que antes eram negligenciadas pela falta de tempo hábil.
Os softwares de gerenciamento de Recursos Humanos possuem diversas funcionalidades que tornam a rotina de trabalho do RH mais simples e segura, como, por exemplo:
- Envio de documentos e atestados médicos;
- Solicitação de férias;
- Consulta de e registro de ponto eletrônico;
- Consulta de holerites;
- Consulta e disponibilização de Informes de Rendimentos.
Tudo isso pode ser feito de maneira online pela plataforma de gestão, pulando diversas etapas burocráticas e garantindo que tudo seja feito de acordo com as normas trabalhistas.
Em vez de se preocupar com os processos relacionados ao Departamento de Pessoas, o time de Recursos Humanos pode trabalhar em prol da melhoria do ambiente de trabalho, investimento nos colaboradores e gestão de talentos, mantendo seu foco nas pessoas e não nos processos.
Quais os principais benefícios da digitalização do RH?
Armazenamento de informações em nuvem
No lugar de manter imensos arquivos, altos custos com papéis e impressão, todos os dados e documentos do RH serão armazenados na nuvem, sem necessidade de ocupar espaço físico na empresa.
Além da questão do espaço, o armazenamento em nuvem garante que haja mais segurança, visto que os dados dificilmente serão extraviados ou acessados por terceiros. Todo o sistema deve ser protegido, redundante (os sistemas devem sempre ter rotinas de backup) e criptografado. No fim das contas, as informações só podem ser acessadas por pessoas autorizadas.
Sustentabilidade
Como dissemos anteriormente, com o armazenamento dos documentos feito em nuvem reduz drasticamente o consumo de papel, fazendo com que a empresa tenha uma postura mais responsável relacionada ao meio ambiente. Isso pode agregar valor à imagem da marca perante o mercado e aos clientes.
Acesso rápido às informações
Mantendo todos os arquivos centralizados em apenas uma base, a consulta e acesso às informações necessárias são feitas de maneira simplificada, sem que seja preciso a busca por pastas em arquivos. Isso confere velocidade e assertividade aos processos.
Inúmeras possibilidades de Integração
É possível integrar ferramentas entre diversos setores relacionados, como os Recursos Humanos e o departamento financeiro, por exemplo. Todos terão acesso às mesmas informações, sem que sejam necessários processos burocráticos ou manuais.
Isso irá proporcionar facilidade na execução de tarefas que são relacionadas, como a folha de pagamento, os processos de admissão e demissão de colaboradores, benefícios e descontos, entre outros.
Automação para o processo de recrutamento
Através de softwares, é possível estabelecer filtros que facilitam o processo de escolha da empresa durante o processo seletivo. Esses filtros podem selecionar candidatos através de critérios, como, por exemplo:
- Formação e experiências;
- Pontuação em testes específicos aplicados pela empresa;
- Habilidades linguísticas;
- Domínio de ferramentas específicas;
- Resultado em teste de perfil comportamental.
Essa seleção automatizada evita desperdício de tempo e garante que as decisões tomadas pela equipe de seleção sejam assertivas e compatíveis com as necessidades da empresa.
Redução da burocracia no processo de Onboarding
Desde o preenchimento de documentos, adaptação às rotinas e tarefas, engajamento dos valores organizacionais, até a assinatura dos contratos, o processo de onboarding é favorecido pela automatização. Ela facilita também a integração dos novos colaboradores.
Avaliação de desempenho
É possível realizar a atualização dos registros de desempenho dos colaboradores de forma automática e digital. Esse é um processo que é constantemente negligenciado, por não ser uma prioridade do setor, embora devesse ser.
Possuir um registro atual das capacidades dos colaboradores é vital para o desenvolvimento da equipe e para a tomada de decisões. Manter esses registros de forma digital pode facilitar o progresso desses funcionários e auxiliar os gestores em um acompanhamento inteligente de toda a equipe.
Acompanhamento das métricas de Turnover
Ter informações claras e objetivas sobre a rotatividade de colaboradores na empresa é de extrema importância. Feito de forma automatizada, o setor de Recursos Humanos pode criar relatórios para entender quais são os motivos dessa rotatividade.
Com base nessas informações, a empresa pode criar e desenvolver estratégias, de modo a corrigir essas falhas e aumentar a aderência da equipe.
Conclusão
Como vimos, a digitalização dos processos de Recursos Humanos pode trazer inúmeras vantagens para a empresa em sua totalidade, conferindo eficiência e agilidade nas tarefas, além de contribuir para a melhoria na satisfação de toda a equipe. Se a sua empresa busca crescimento e otimização, a digitalização do RH é vital para atingir esses objetivos.